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O principal desafio de qualquer empresa é aumentar a produtividade do negócio e reduzir os custos de produção. Cada vez mais as organizações procuram formas de otimizar os processos internos para que alcancem o melhor desempenho na empresa. Com o mercado altamente competitivo, muitas vezes essa é a maneira mais eficiente de garantir que o negócio se mantenha sustentável e gere receita. Mas utilizando as estratégias corretas, a empresa pode usar melhor os recursos disponíveis e criar um fluxo de trabalho mais eficiente e lucrativo.
Quando se tem processos eficazes, a equipe aumenta a produtividade e consome menos tempo e recursos, consequentemente se torna mais eficiente na busca por resultados e lucratividade.
Por que investir na otimização?
O aprimoramento de processos proporciona diversos benefícios à empresa, entre eles está o aumento da produtividade, a redução dos recursos utilizados em cada etapa do processo, e isso permite que os colaboradores se dediquem a atividades mais importantes.
Já para os funcionários, proporciona um aumento da qualidade de vida e da satisfação profissional com a redução da carga de trabalho. Esse ciclo positivo gera impactos na redução de despesas, por exemplo:
- Faltas causadas por doenças;
- Pagamento de horas extras;
- Afastamentos por períodos mais longos;
- Turnover;
- Ações trabalhistas.
Esses benefícios podem ser verificados tão logo sejam implementados as ações de otimização os processos internos de trabalho. Outro benefício identificado em médio e longo prazo é o aumento da competitividade da empresa, pois ela elimina desperdícios, diminui o retrabalho e utiliza de maneira consciente os recursos, aumentando a rentabilidade do negócio.
Como exatamente aumentar a produtividade?
O primeiro passo para aumentar a produtividade é entender o fluxo de atividades da sua empresa, ou seja, é preciso mapear os processos e descobrir como são feitos atualmente, identificando as etapas que prejudicam a eficiência e que precisam de melhorias.
Após essa análise é preciso buscar alternativas viáveis que resolvam os problemas encontrados e que possam potencializar a eficácia do processo. Geralmente as principais medidas a serem tomadas estão relacionadas à:
- Automatizar os processos
Essa é a maneira mais rápida de melhorar a produtividade da empresa. Busque ferramentas tecnológicas que auxiliam na redução dos trabalhos realizados manualmente na sua empresa.
Um exemplo de recurso que ajuda a empresa no aumento da produtividade é a utilização de um sistema de Gestão Empresarial ERP online , que permite o registro de todas as informações da empresa em um só lugar, de maneira simplificada, armazena e distribui os dados de maneira organizada e prática.
Com ele os processos de controle de estoque, controle financeiro , fluxo de caixa , emissão de notas fiscais eletrônicas, controle de recebimentos e pagamento, entre outros, se tornam muito mais simples e integrados. Além disso, o software permite a geração de relatórios em tempo real de todos os dados inseridos, o que facilita a tomada de decisões e a visualização da empresa de maneira geral.
- Manter o foco em resultados
Algumas empresas se prendem aos processos de maneira excessiva e acabam se esquecendo da entrega de resultados. O ideal é flexibilizar a forma como os colaboradores trabalham, concedendo autonomia para que eles decidam a melhor forma de desenvolver suas atividades, e assim tornar o dia a dia mais ágil e produtivo. Essa é a melhor maneira para obter resultados mais precisos, mensuráveis e sem burocracia.
- Terceirização de serviços
Outra forma eficiente de aumentar a produtividade da empresa é terceirizar serviços que não sejam a sua atividade fim, mas que tenham grande importância na gestão. Um exemplo é o setor de marketing da empresa, que deve ser gerenciado por profissionais capacitados, mas isso pode onerar consideravelmente a folha de pagamento da empresa.
A contratação de uma agência de Marketing Digital pode reduzir os custos e aumentar a produtividade já que a empresa poderá contar com profissionais melhores qualificados, e o custo será menor do que se esses profissionais fossem contratados diretamente pela empresa.
Quando você encontra um parceiro de confiança e repassa a responsabilidade de um processo longo e complexo para uma equipe especializada, diminui as exigências do seu time interno e ainda ganha acesso a ferramentas de qualidade para otimizar não só o tempo como seus recursos.
Os processos também são mais consistentes porque o core business do seu parceiro é esse, enquanto que, para você, é apenas mais um processo que toma tempo e recursos preciosos, desviando sua equipe do que realmente importa para trazer resultados para a empresa.
Aproveite essas dicas e implemente em sua empresa recursos para aumentar a produtividade e a competitividade na sua área de atuação.
